Щоб працювати в архіві потрібно написати звернення:
- назва та адреса архівної установи;прізвище, ім’я, по батькові заявника;
- назва та адреса архівної установи;
- прізвище, ім’я, по батькові заявника;
- місце проживання громадянина;
- суть порушеного питання;
- дата та підпис.
Краще подавати його особисто в руки архівному працівнику. По закону архів має відповісти вам на домашню адресу через місяць. Якщо потрібної інформації нема, вам порадять звернутися туди, де вона може бути.
У зверненні описується суть порушеного питання, з яким ви йдете до архіву:
- прізвище, ім’я, по батькові запитуваної особи;
- повне місце народження особи (населений пункт, район, область, країна);
- повна дата народження особи (число, місяць, рік);
- вся додаткова наявна інформація (коротка біографія, відомі місця перебування, прізвища родичів чи свідків тощо);
- контакти заявника (телефон, е-mail).
Не можна питати за все село, тільки по конкретній людині. Картотека зроблена по іменах – треба давати максимально повну інформацію. Якщо нема якоїсь з цієї інформації, це не значить, що до архіву не треба звертатися. Подавайте те, що є. Чим більш поширене прізвище, тим більш детальна інформація потрібна. Навіть родинні легенди.
Ви можете безкоштовно сфотографувати будь-яку справу! Все відкрито для всіх – цей принцип, який взято з законодавства Чехії. Не має значення хто ви – родич, журналіст чи ще хтось. Закон про персональні дані, конфіденційну інформацію, державну таємницю в цій ситуації не діє. «Совершенно секретно» – це позначка радянського періоду. В Україні закритими є справи під грифом «Цілком таємно», адже частина стратегічних об’єктів має бути засекречена. Все інше – відкрито. У Росії досі діє заборона на розсекречування документів КГБ, яка постійно продовжується.
Закони, що полегшують доступ до архівів
- Закон про звернення громадян http://goo.gl/I2EtDB
- Закон про доступ до публічної інформації http://goo.gl/5luljl
- Закон про доступ до архівів репресованих органів комуністичного тоталітарного режиму 1917 – 1991 років http://goo.gl/O001UP
- Закон про Національний архівний фонд та архівні установи http://goo.gl/ebhpDT
Довідкова інформація
- «Право на правду» http://goo.gl/GzGpOk – практичний порадник з доступів до архіву. В ньому наведений перелік архівних установ, де може зберігатися потрібна інформація. Що робити, якщо вам відмовили тощо;
- Група @Доступ до архівів – великий об’єм інформації, в тому числі й про те, де знайти родичів, які пропали під час ІІ Світової війни;
- Путівник про архів СБУ http://goo.gl/THDjc3 Це єдиний, унікальний документ на пострадянському просторі (не рахуючи країн Балтії);
- Електронний архів копій документів з історії українського визвольного руху у XX столітті – http://avr.org.ua
Рекомендації надав Ігор Кулик, історик, один із координаторів проекту «Доступ до архівів як право на суспільну пам’ять», співавтор довідника «Право на правду. Практичний порадник із доступу до архівів». У 2014 – 2015 роках очолював Галузевий державний архів Служби безпеки України.